internkontroll

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at aktivitetene i en virksomhet planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift.

Internkontroll er således en samlebetegnelse på alle de metodene som ledelsen i en virksomhet selv skal iverksette for å sikre at myndighetenes krav blir oppfylt. Internkontroll i denne betydningen har vært lagt til grunn for sikkerhetsarbeidet i petroleumsvirksomheten siden 1985. Fra 1991 har helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i landbaserte virksomheter bygd på dette prinsippet. I lov om statlig tilsyn med helsetjenesten fra 1984 ble opprinnelig betegnelsen egenkontroll benyttet på de aktivitetene som har som mål å sikre at helsetjenestelovgivningen følges. Betegnelsen ble med virkning fra 1993 endret til internkontroll. Nærmere bestemmelser er gitt gjennom forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Internkontroll består av tre deler. Den første delen er kartleggingen som skal skje gjennom for eksempel intervjuer eller spørreskjemaer. Den andre delen består i en risikovurdering av virksomhetens arbeidsmiljøutfordringer. Her har man et krav om å prøve å avdekke utilfredsstillende arbeidsmiljøforhold og iverksette tiltak for å løse disse. Den siste delen dreier seg om en handlingsplan. Planen skal være skriftlig og konkret og ha en tidsplan.

Internkontroll innebærer at virksomheten selv må skaffe seg oversikt over gjeldende krav satt av myndighetene, og sørge for at det er utarbeidet prosedyrer som sikrer at kravene er kjent og blir etterlevd i virksomheten. Det forutsettes også at ansvarsforholdene er klargjort, og at det finnes prosedyrer for å avdekke og rette opp avvik fra gjeldende regler. Videre forutsetter internkontroll at virksomheten er i stand til å lære av egne og andres erfaringer, herunder å benytte tilbakemeldinger fra ansatte og tjenestemottakere i eget utviklingsarbeid. Virksomheten skal også ha oversikt over områder hvor det er stor fare for svikt.

Ledelsen må selv påse at internkontrollen i virksomheten fungerer som forutsatt. Sentrale deler av internkontrollen skal dokumenteres skriftlig.

Statlige myndigheter som statsforvalteren, Helsetilsynet i fylket og Arbeidstilsynet tar utgangspunkt i virksomhetens eget styringssystem og internkontroll ved sine tilsyn. Gjennom systematiske revisjoner påser tilsynsmyndighetene at krav i lover og forskrifter blir etterlevd. I tillegg til å vurdere dokumentasjonen som virksomheten selv legger frem, verifiserer tilsynsmyndighetene opplysningene gjennom intervjuer med ansatte i virksomheten og gjennom stikkprøver av dokumentasjon eller annet tilgjengelig faktagrunnlag. Ved denne fremgangsmåten synliggjøres virksomhetens eget ansvar for å følge myndighetenes krav i langt større grad enn ved tradisjonelle inspeksjoner.